Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad. Implica un acto de malabarismo de varias demandas sobre una persona en relación con el trabajo, la vida social, la familia, los pasatiempos, los intereses personales y los compromisos con la finitud del tiempo.
Usar el tiempo efectivamente le da a la persona » opciones » para gastar / administrar actividades en su propio tiempo y conveniencia.La administración del tiempo puede ser ayudada por una variedad de habilidades, herramientas y técnicas utilizadas para administrar el tiempo cuando se realizan tareas, proyectos y objetivos específicos que cumplen con una fecha de vencimiento.
Inicialmente, la gestión del tiempo se refería solo a actividades comerciales o laborales, pero finalmente el término se amplió para incluir también actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en el desarrollo de cualquier proyecto, ya que determina el tiempo de finalización del proyecto y el alcance.
También es importante comprender que existen diferencias técnicas y estructurales en la gestión del tiempo debido a variaciones en los conceptos culturales del tiempo.
Los temas principales que surgen de la literatura sobre gestión del tiempo incluyen los siguientes:
Crear un ambiente propicio para la efectividad
Establecimiento de prioridades
El proceso relacionado de reducción del tiempo dedicado a las no prioridades
Implementación de objetivos
Conceptos relacionados
La gestión del tiempo está relacionada con diferentes conceptos como:
Gestión de proyectos : la gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de gestión de proyectos y se conoce más comúnmente como planificación y programación de proyectos. La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones centrales identificadas en la gestión de proyectos.
La gestión de la atención se relaciona con la gestión de los recursos cognitivos y, en particular, el tiempo que los humanos asignan su mente (y organizan las mentes de sus empleados) para realizar algunas actividades.
La gestión del tiempo organizacional es la ciencia de identificar, valorar y reducir el desperdicio de tiempo en las organizaciones. Identifica, informa y valora financieramente el tiempo sostenible, el tiempo perdido y el tiempo efectivo dentro de una organización y desarrolla el caso de negocio para convertir el tiempo perdido en tiempo productivo a través de la financiación de productos, servicios, proyectos o iniciativas con un retorno positivo de la inversión.
Vistas culturales de la gestión del tiempo
Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra su tiempo. Por ejemplo, una vista de tiempo lineal es una forma de concebir que el tiempo fluye de un momento a otro de manera lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en América junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra.
Las personas en estas culturas tienden a dar un gran valor a la gestión productiva del tiempo, y tienden a evitar decisiones o acciones que resulten en una pérdida de tiempo.Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas son más «monocrónicas», o prefieren hacer solo una cosa a la vez.
En términos generales, esta visión cultural conduce a un mejor enfoque en la realización de una tarea singular y, por lo tanto, a una gestión del tiempo más productiva.
Otra vista de tiempo cultural es la vista de tiempo multiactivo. En las culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, más felices serán. Los cultivos multiactivos son «policrónicos» o prefieren realizar múltiples tareas a la vez.
Esta vista de tiempo multiactivo es prominente en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. En estas culturas, las personas a menudo tienden a pasar tiempo en cosas que consideran más importantes, como dar una gran importancia a terminar las conversaciones sociales.En entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones, más bien, el enfoque se centra en tener reuniones de alta calidad.
En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad sobre la eficiencia.
Una vista de tiempo cultural final es una vista de tiempo cíclico. En culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con eventos. Debido a que los días, meses, años, estaciones y eventos ocurren en eventos repetitivos regulares, el tiempo se considera cíclico. Desde este punto de vista, el tiempo no se considera desperdiciado porque siempre volverá más tarde, por lo tanto, hay una cantidad ilimitada.
Esta visión del tiempo cíclico prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón, China y el Tíbet. Es más importante en culturas con conceptos cíclicos de tiempo completar tareas correctamente, por lo tanto, la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en decisiones y el impacto que tendrán antes de actuar en sus planes.
La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a entender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global.
Creando un ambiente efectivo
Parte de la literatura sobre gestión del tiempo enfatiza las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la efectividad «real». Estas estrategias incluyen principios tales como:
Organizarse» – el triaje de papeleo y de tareas
Proteger el tiempo de uno» mediante aislamiento, aislamiento y delegación
Logro a través de la gestión de objetivos y a través del enfoque de objetivos» – énfasis motivacional
Recuperarse de malos hábitos de tiempo » – recuperación de problemas psicológicos subyacentes, por ejemplo, postergación
Además, el momento de abordar las tareas es importante, ya que las tareas que requieren altos niveles de concentración y energía mental a menudo se realizan al comienzo del día cuando una persona está más fresca. La literatura también se enfoca en superar problemas psicológicos crónicos como la dilación.
La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera efectiva puede ser el resultado del trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH) o trastorno por déficit de atención (TDA). Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para gestionar muchos proyectos simultáneos y problemas para el seguimiento.
Algunos autores se centran en la corteza prefrontal, que es la parte más evolucionada del cerebro. Controla las funciones de capacidad de atención, control de impulsos, organización, aprendizaje de la experiencia y autocontrol, entre otros. Algunos autoresargumentan que es posible cambiar la forma en que funciona la corteza prefrontal y ofrecen una solución.
Establecer prioridades y objetivos
Las estrategias de gestión del tiempo a menudo se asocian con la recomendación de establecer objetivos personales. La literatura enfatiza temas como:
Trabajar en orden de prioridad «: establecer objetivos y priorizar
Establecer objetivos gravitacionales», que atraen acciones automáticamente
Estos objetivos se registran y pueden dividirse en un proyecto, un plan de acción o una lista de tareas simple. Para tareas individuales o para objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia, se pueden establecer plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un cronograma o un calendario de actividades.
Los autores pueden recomendar un período de planificación diario, semanal, mensual u otro asociado con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, como sigue.
Análisis ABCD
Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial durante mucho tiempo es la categorización de grandes datos en grupos. Estos grupos suelen estar marcados como A, B y C, de ahí el nombre. Las actividades se clasifican según estos criterios generales:
A – Tareas que se perciben como urgentes e importantes,
B – Tareas que son importantes pero no urgentes,
C – Tareas que no son importantes pero urgentes,
D – Tareas que no son importantes y no urgentes.
Cada grupo se ordena por orden de prioridad. Para refinar aún más la priorización, algunas personas optan por clasificar a la fuerza todos los elementos «B» como «A» o «C». El análisis ABC puede incorporar más de tres grupos.
El análisis ABC se combina con frecuencia con el análisis de Pareto.
Análisis de Pareto
Ver también: análisis de Pareto
El Principio de Pareto es la idea de que el 80% de las tareas se pueden completar en el 20% del tiempo dado, y el 20% restante de las tareas ocupará el 80% del tiempo. Este principio se utiliza para clasificar las tareas en dos partes. De acuerdo con esta forma de análisis de Pareto, se recomienda que las tareas que entran en la primera categoría tengan una prioridad más alta.
La regla 80-20 también se puede aplicar para aumentar la productividad: se supone que el 80% de la productividad se puede lograr haciendo el 20% de las tareas. Del mismo modo, el 80% de los resultados se pueden atribuir al 20% de la actividad. Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deberían priorizarse más.
El Método Eisenhower
El «Método Eisenhower» se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : «Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente». Tenga en cuenta que Eisenhower no reclama esta idea por sí misma, sino que la atribuye a un «ex presidente universitario» (sin nombre).
Utilizando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importantes / sin importancia y urgentes / no urgentes, y luego se colocan en cuadrantes según una matriz de Eisenhower (también conocida como «Caja de Eisenhower» o » Decisión de Eisenhower Matriz » ).
Las tareas se manejan de la siguiente manera:
Tareas en
El cuadrante importante / urgente se realiza de forma inmediata y personal, por ejemplo, crisis, plazos, problemas.
El cuadrante Importante / No urgente obtiene una fecha de finalización y se realiza personalmente, por ejemplo, relaciones, planificación, recreación.
El cuadrante sin importancia / urgente se delega, por ejemplo, interrupciones, reuniones, actividades.
El cuadrante sin importancia / no urgente se descarta por ejemplo, pérdida de tiempo, actividades agradables, curiosidades.
Este método está inspirado en la cita anterior del presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Sin embargo, tenga en cuenta que Eisenhower parece decir que las cosas nunca son importantes y urgentes, ni tampoco: Entonces tiene dos tipos de problemas, el urgente y el importante.
Método POSEC
POSEC es un acrónimo de «Priorizar organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo». El método dicta una plantilla que enfatiza el sentido inmediato de seguridad monetaria y emocional de un individuo promedio. Sugiere que al atender primero las responsabilidades personales, un individuo está mejor posicionado para asumir las responsabilidades colectivas.
Inherente al acrónimo hay una jerarquía de autorrealización, que refleja la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow :
P rioritize – Su tiempo y definen su vida por objetivos.
O rganize – Las cosas se tienen que realizar con regularidad para tener éxito (familia y las finanzas).
S treamline: cosas que quizás no le guste hacer, pero que debe hacer (trabajo y tareas).
E conomize: cosas que debe hacer o incluso que le gustaría hacer, pero no son urgentemente urgentes (pasatiempos y socialización).
C ontribute – Prestando atención a las pocas cosas restantes que marcan la diferencia (obligaciones sociales).
Eliminación de no prioridades
La gestión del tiempo también cubre cómo eliminar tareas que no proporcionan valor al individuo u organización.
Según Sandberg, las listas de tareas «no son la clave de la productividad están tan rotas». Él informa que se estima que «el 30% de los encuestados pasan más tiempo administrando sus listas que completando lo que hay en ellos».
Hendrickson afirma que la adherencia rígida a las listas de tareas puede crear una «tiranía de la lista de tareas» que obliga a uno a «perder el tiempo en actividades sin importancia».
Se considera que cualquier forma de estrés es debilitante para el aprendizaje y la vida, incluso si se pudiera adquirir adaptabilidad, sus efectos son perjudiciales. Pero el estrés es una parte inevitable de la vida diaria y Reinhold Niebuhr sugiere enfrentarlo, como si tuviera «la serenidad de aceptar las cosas que uno no puede cambiar y el coraje de cambiar las cosas que sí puede».
Parte de establecer prioridades y objetivos es la emoción «preocupación«, y su función es ignorar el presente para fijar un futuro que nunca llega, lo que lleva al gasto infructuoso del tiempo y la energía de uno. Es un costo innecesario o un aspecto falso que puede interferir con los planes debido a factores humanos.
El Método Eisenhower es una estrategia utilizada para competir con las preocupaciones y las tareas aburridas. Preocuparse como el estrés, es una reacción a un conjunto de factores ambientales; Comprender que esto no es parte de la persona le da a la persona posibilidades de manejarlo. Los atletas bajo un entrenador llaman a esta gestión como «poner la cara del juego».
El cambio es difícil y los patrones de la vida diaria son los hábitos más profundamente arraigados de todos. Para eliminar las no prioridades en el tiempo de estudio, se sugiere dividir las tareas, capturar los momentos, revisar el método de manejo de tareas, posponer tareas sin importancia (entendido por su relevancia actual y su sentido de urgencia refleja los deseos de la persona en lugar de la importancia), controlar la vida equilibrio (descanso, sueño, tiempo libre), y engañar tiempo libre y no productivo (escuchar grabaciones de audio de conferencias, pasar por presentaciones de conferencias cuando están en la cola, etc.).
Ciertos factores innecesarios que afectan la gestión del tiempo son los hábitos, la falta de definición de la tarea (falta de claridad), la sobreprotección del trabajo, la culpa de no cumplir los objetivos y la evitación posterior de las tareas actuales, definiendo tareas con expectativas más altas que su valor (exceso calificación), centrándose en asuntos que tienen una perspectiva positiva aparente sin evaluar su importancia para las necesidades personales, tareas que requieren apoyo y tiempo, intereses y conflictos seccionales, etc.
Un proceso sistemático habituado se convierte en un dispositivo que la persona puede usar con propiedad para la gestión efectiva del tiempo.
Implementación de objetivos
Una lista de tareas (también llamada lista de tareas pendientes o «cosas por hacer») es una lista de tareas que se deben completar, como tareas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o suplemento a la memoria.
Las listas de tareas se utilizan en autogestión, gestión empresarial, gestión de proyectos y desarrollo de software. Puede involucrar más de una lista.
Cuando se completa uno de los elementos de una lista de tareas, la tarea se marca o se tacha. El método tradicional es escribirlos en un trozo de papel con un bolígrafo o lápiz, generalmente en un bloc de notas o un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o software.
La escritora Julie Morgenstern sugiere «qué hacer y qué no hacer» en la gestión del tiempo que incluye:
Planifique todo lo que es importante, haciendo una lista de tareas.
Cree «un oasis de tiempo» para que uno lo controle.
Di no».
Establecer prioridades.
No dejes todo.
No piense que se realizará una tarea crítica en el tiempo libre.
Numerosos equivalentes digitales ahora están disponibles, incluidas las aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de las PDA. También hay varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.
Organización de la lista de tareas
Las listas de tareas a menudo están en un diario y en niveles. El sistema escalonado más simple incluye una lista general de tareas (o archivo de tareas) para registrar todas las tareas que la persona necesita realizar, y una lista diaria de tareas que se crea cada día mediante la transferencia de tareas de la tarea general lista.
Una alternativa es crear una «lista de tareas pendientes» para evitar tareas innecesarias.
Las listas de tareas a menudo tienen prioridad:
A la consultora Ivy Lee (1877–1934) se la atribuye a la consultora Ivy Lee (1877–1934) como el consejo más rentable recibido por Charles M. Schwab (1862-1939), presidente de la Bethlehem Steel Corporation.
Uno de los primeros defensores de la priorización de «ABC» fue Alan Lakein, en 1973. En su sistema, los elementos «A» fueron los más importantes («A-» el más importante dentro de ese grupo), «B» fue el siguiente más importante, «C» menos importante.
Un método particular para aplicar el método ABC asigna «A» a las tareas a realizar dentro de un día, «B» a la semana y «C» al mes.
Para priorizar una lista de tareas diarias, uno registra las tareas en el orden de mayor prioridad, o les asigna un número después de que estén en la lista («1» para la prioridad más alta, «2» para la segunda prioridad más alta, etc.) que indica en en qué orden ejecutar las tareas. El último método es generalmente más rápido y permite que las tareas se graben más rápidamente.
Otra forma de priorizar las tareas obligatorias (grupo A) es poner primero la más desagradable. Cuando está hecho, el resto de la lista se siente más fácil. Los grupos B y C pueden beneficiarse de la misma idea, pero en lugar de hacer la primera tarea (que es la más desagradable) de inmediato, da motivación para realizar otras tareas de la lista para evitar la primera.
El autor británico Mark Forster propuso un enfoque completamente diferente que argumenta en contra de priorizar por completo en su libro «Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management». Esto se basa en la idea de operar listas de tareas «cerradas», en lugar de la tradicional lista de tareas «abiertas».
Argumenta que las listas de tareas tradicionales interminables prácticamente garantizan que parte de su trabajo se dejará sin hacer. Este enfoque aboga por hacer todo su trabajo, todos los días, y si no puede lograrlo, le ayuda a diagnosticar dónde va mal y qué necesita cambiar.
Varios escritores han enfatizado las posibles dificultades con las listas de tareas como las siguientes:
La gestión de la lista puede hacerse cargo de su implementación. Esto podría ser causado por la dilación prolongando la actividad de planificación. Esto es similar a la parálisis de análisis. Como con cualquier actividad, hay un punto de rendimientos decrecientes.
Para permanecer flexible, un sistema de tareas debe permitir el desastre. Una empresa debe estar lista para un desastre. Incluso si se trata de un pequeño desastre, si nadie hizo tiempo para esta situación, puede hacer metástasis y causar daños a la empresa.
Para evitar atascarse en un patrón derrochador, el sistema de tareas también debe incluir sesiones regulares (mensuales, semestrales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar las ineficiencias y garantizar que el usuario se dirija en la dirección que realmente deseos
Si no se dedica regularmente tiempo a alcanzar objetivos a largo plazo, el individuo puede quedarse atrapado en un patrón de mantenimiento perpetuo en los planes a corto plazo, como permanecer en un trabajo en particular mucho más tiempo del planificado originalmente.
Aplicaciones de software
Muchas compañías utilizan el software de seguimiento del tiempo para rastrear el tiempo de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., por ejemplo, el software de gestión de práctica legal.
Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten múltiples usuarios. Permiten a la persona asignar tareas a otros usuarios y usar el software para la comunicación.
Las aplicaciones de la lista de tareas pueden considerarse como un software ligero de gestión de información personal o de gestión de proyectos.
Las aplicaciones modernas de la lista de tareas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas están compuestas de subtareas que nuevamente pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y ordenar la lista de tareas, y pueden permitir asociar notas largas arbitrariamente para cada tarea.
En contraste con el concepto de permitir que la persona use múltiples métodos de filtrado, al menos un producto de software contiene adicionalmente un modo en el que el software intentará determinar dinámicamente las mejores tareas para un momento dado.
Sistemas de gestión del tiempo
Los sistemas de gestión del tiempo a menudo incluyen un reloj de tiempo o una aplicación basada en la web que se utiliza para rastrear las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de gestión del tiempo brindan a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y administrar el tiempo de los empleados.
Al hacerlo, los empleadores pueden controlar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
GTD (hacer las cosas)
Getting Things Done fue creado por David Allen. La idea básica detrás de este método es terminar todas las tareas pequeñas de inmediato y una tarea grande debe dividirse en tareas más pequeñas para comenzar a completar ahora. El razonamiento detrás de esto es evitar la sobrecarga de información o el «congelamiento del cerebro» que es probable que ocurra cuando hay cientos de tareas.
El objetivo de GTD es alentar al usuario a sacar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de administrar y ver.
Pomodoro
La » Técnica Pomodoro » de Francesco Cirillo fue concebida originalmente a fines de la década de 1980 y gradualmente se perfeccionó hasta que se definió más tarde en 1992. La técnica es el mismo nombre de un temporizador de cocina con forma de pomodoro (italiano para tomate) utilizado inicialmente por Cirillo durante su tiempo en la universidad.
El «Pomodoro» se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y se define tradicionalmente como una duración de 30 minutos, que consta de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de tiempo de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros.
A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el «Pomodoro ideal» tenía una duración de 20 a 35 minutos.
Referencias
Stella Cottrell (2013). El manual de habilidades de estudio. Palgrave Macmillan. pp. 123. ISBN 978-1-137-28926-1.
Instituto de gestión de proyectos (2004). Una guía para el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (Guía PMBOK). ISBN 1-930699-45-X.
Comunicaciones, Richard Lewis, Richard Lewis. «Cómo las diferentes culturas entienden el tiempo». Business Insider. Consultado el 4 de diciembre de 2018.
Pant, Bhaskar (23/05/2016). «Diferentes culturas ven plazos diferentes». Harvard Business Review. Consultado el 4 de diciembre de 2018.
NIMH» trastorno de déficit de atención e hiperactividad «. www.nimh.nih.gov. Archivado desde el original el 29/12/2016. Consultado el 5 de enero de 2018.
Fuentes
- Fuente: books.google.com
- Fuente: archive.org
- Fuente: www.businessinsider.com
- Fuente: hbr.org
- Fuente: www.nimh.nih.gov
- Fuente: web.archive.org
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