Resolviendo las cosas
Getting Things Done ( GTD ) es unmétodo de gestión del tiempo, descrito en el libro del mismo título por el consultor de productividad David Allen.
El método GTD se basa en la idea de sacar de la mente las tareas y proyectos planificados grabándolos externamente y luego dividiéndolos en elementos de trabajo accionables. Esto permite que la atención se centre en tomar medidas en las tareas, en lugar de recordarlas.
Publicado por primera vez en 2001, se lanzó una edición revisada del libro en 2015 para reflejar los cambios en la tecnología de la información durante la década anterior.
Temas
Allen demuestra primero la reducción del estrés del método con el siguiente ejercicio, centrado en una tarea que tiene un resultado poco claro o cuya próxima acción no está definida. Allen llama a estas fuentes de estrés «bucles abiertos», «incompletos» o «cosas». : 13
Se elige la tarea más molesta, molesta o interesante, y se define como «incompleta».
Una descripción del resultado exitoso del «incompleto» se escribe en una oración, junto con los criterios por los cuales la tarea se considerará completada.
El siguiente paso requerido para abordar la finalización de la tarea se anota.
Se realiza una autoevaluación de las emociones experimentadas después de completar los pasos de este proceso.
Afirma que el estrés puede reducirse y aumentar la productividad poniendo recordatorios sobre todo lo que no está trabajando en un sistema confiable externo a su mente. De esta manera, puede trabajar en la tarea en cuestión sin distracción de los «incompletos». : 14 El sistema en GTD requiere que tenga las siguientes herramientas a su alcance:
Una bandeja de entrada
Un basurero
Un sistema de archivo para material de referencia.
Varias listas (detalladas a continuación)
Un calendario.
Estas herramientas pueden ser físicas o electrónicas, según corresponda (por ejemplo, una bandeja «de entrada» física o una bandeja de entrada de correo electrónico). : 88 Luego, cuando las «cosas» entran en tu vida, se capturan en estas herramientas y se procesan con el siguiente flujo de trabajo. :
27
Flujo de trabajo
El flujo de trabajo de GTD consta de cinco etapas: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y participar. (La primera edición utilizó los nombres de recopilar, procesar, organizar, planificar y hacer; las descripciones de las etapas son similares en ambas ediciones). Una vez que todo el material («material») es capturado (o recogido) en la bandeja de entrada, :
106 cada elemento se aclara : 122 y se organiza : 141 haciendo y respondiendo preguntas sobre cada elemento por turno como se muestra en los cuadros negros en el diagrama del árbol lógico. Como resultado, los elementos terminan en uno de los ocho puntos finales ovales del diagrama:
En la basura
En la lista algún día / quizás
En un ordenado sistema de archivo de referencia
En una lista de tareas, con el resultado y la siguiente acción definidos si el «incompleto» es un «proyecto» (es decir, si requerirá dos o más pasos para completarlo)
Inmediatamente completado y marcado si se puede completar en menos de dos minutos
Delegado a otra persona y, si desea un recordatorio de seguimiento, agregado a una lista de «espera»
En una lista de «siguiente acción» basada en el contexto si solo hay un paso para completarla
En tu calendario : 27
Vacíe su bandeja de entrada o sus bandejas de entrada diariamente o al menos semanalmente («en» para vaciar). : 122 No use su bandeja de entrada como una lista de «cosas por hacer». No vuelva a colocar elementos aclarados en la bandeja de entrada. : 27 Vaciar su bandeja de entrada no significa terminar todo.
Simplemente significa aplicar los pasos de «capturar, aclarar, organizar» a todas sus «cosas». : 27
A continuación, se produce la reflexión (denominada planificación en la primera edición). A los proyectos de varios pasos identificados anteriormente se les asigna un resultado deseado y una única «próxima acción». : 191 Finalmente, se trabaja en una tarea de su lista de tareas («participar» en la 2da edición, «hacer» en la 1ra edición) a menos que el calendario indique lo contrario.
Usted selecciona en qué tarea trabajar a continuación considerando dónde se encuentra (es decir, el «contexto», como en casa, en el trabajo, de compras, por teléfono, en su computadora, con una persona en particular), tiempo disponible, energía disponible y prioridad. : 204
Implementación
Debido a que el hardware y el software están cambiando tan rápidamente, GTD es deliberadamente neutral desde el punto de vista tecnológico. (De hecho, Allen aconseja a las personas que comiencen con un sistema basado en papel. ) Muchas herramientas de administración de tareas afirman implementar la metodología GTD y Allen mantiene una lista de algunas tecnologías que se han adoptado o diseñado para GTD.
Algunos se designan «GTD Enabled», lo que significa que Allen participó en el diseño.
Perspectiva
Allen enfatiza dos elementos clave de GTD: control y perspectiva. El flujo de trabajo es el centro del aspecto de control. El objetivo de los procesos de control en GTD es sacar de la cabeza todo, excepto la tarea actual, y ponerlo en este sistema confiable externo a su mente. Toma prestado un símil utilizado en artes marciales llamado «mente como el agua».
Cuando se arroja un objeto pequeño a un charco de agua, el agua responde apropiadamente con un pequeño chapoteo seguido de inactividad. Cuando un objeto grande se arroja al agua nuevamente responde apropiadamente con un gran chapoteo seguido de inactividad. Lo opuesto a «mente como el agua» es una mente que nunca regresa a la quietud, sino que permanece continuamente estresada por cada entrada.
12 Con un sistema confiable y «mente como el agua», puede tener una mejor perspectiva de su vida. Allen recomienda reflexionar desde seis niveles, llamados «Horizontes de enfoque«: : 215–219
Horizonte 5: vida
Horizon 4: visiones a largo plazo
Horizon 3: objetivos de 1-2 años
Horizonte 2: áreas de enfoque y responsabilidad
Horizonte 1: proyectos actuales
Tierra: acciones actuales
A diferencia de algunas teorías, que se centran en la fijación de objetivos de arriba hacia abajo, GTD funciona en la dirección opuesta. Allen argumenta que a menudo es difícil para las personas concentrarse en objetivos generales si no pueden controlar suficientemente las tareas cotidianas que con frecuencia deben enfrentar.
54 Al desarrollar y utilizar el sistema confiable que se ocupa de las entradas del día a día, un individuo puede liberar espacio mental para comenzar a avanzar al siguiente nivel.
Allen recomienda programar una revisión semanal, reflexionando sobre los diferentes niveles. La perspectiva obtenida de estas revisiones debe conducir las prioridades de uno a nivel de proyecto. : 50 prioridades a nivel de proyecto determinan a su vez la prioridad de las tareas y compromisos individuales reunidos durante el proceso de flujo de trabajo.
Durante una revisión semanal, determine el contexto de las tareas y coloque cada tarea en su lista apropiada. Un ejemplo de agrupar tareas similares sería hacer una lista de llamadas telefónicas pendientes, o las tareas / recados que realizar mientras está de compras. Las listas de contexto se pueden definir por el conjunto de herramientas disponibles o por la presencia de individuos o grupos para los cuales uno tiene elementos para discutir o presentar.
Resumen
GTD se basa en almacenar, rastrear y recuperar la información relacionada con las cosas que deben hacerse. Los bloqueos mentales con los que nos encontramos son causados por una planificación insuficiente de «front-end». Esto significa pensar de antemano, generando una serie de acciones que luego pueden llevarse a cabo sin más planificación.
El «sistema de recordatorio» de la mente es ineficiente y rara vez nos recuerda lo que debemos hacer en el momento y el lugar en que podemos hacerlo. En consecuencia, las «próximas acciones» almacenadas por contexto en el «sistema confiable» actúan como un soporte externo que garantiza que se nos presenten los recordatorios correctos en el momento adecuado.
Como GTD se basa en recordatorios externos, puede verse como una aplicación de las teorías de la cognición distribuida o la mente extendida.
Recepción
En 2005, Wired calificó a GTD como un «nuevo culto para la era de la información», describiendo el entusiasmo por este método entre los trabajadores de la tecnología de la información y el conocimiento como una especie de culto. Las ideas de Allen también se han popularizado a través del Howard Stern Show (Stern lo consultaba diariamente durante el verano de 2012) e Internet, especialmente a través de blogs como 43 Folders, Lifehacker, y The Simple Dollar.
En 2005, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para el artículo de The Guardian titulado «Conoce al hombre que puede traer orden a tu universo», diciendo: «Para mí, como con los cientos de miles de personas en todo el mundo que presionan el libro en su Las manos de amigos con fuego en sus ojos, las ideas de Allen son nada menos que un cambio de vida «.
En 2007, la revista Time llamó a Getting Things Done el libro de negocios de autoayuda de su tiempo.
En 2007, Wired publicó otro artículo sobre GTD y Allen, citándolo diciendo que «el funcionamiento de una transmisión automática es más complicado que una transmisión manual… para simplificar un evento complejo, se necesita un sistema complejo».
Un artículo en la revista Long Range Planning de Francis Heylighen y Clément Vidal, de la Universidad Libre de Bruselas, mostró «conocimientos recientes sobre el apoyo a la psicología y las ciencias cognitivas y amplió las recomendaciones de GTD».
Referencias
Allen, David(2015). Cómo hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés(2 ed.). Penguin Books. ISBN 9780143126560.
Barbechos, James (noviembre de 2012). «Ocupado y más ocupado». El Atlántico. Consultado el 28 de diciembre de 2018.
David Allen (2001). «Hacer las cosas: cinco pasos simples que aplican el orden al caos». gettingthingsdone.com. Consultado el 27 de julio de 2019.
Fuentes
- Fuente: www.worldcat.org
- Fuente: www.theatlantic.com
- Fuente: gettingthingsdone.com
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